¿Cómo organizar la mudanza de una oficina?

mudanzas de oficinas Sevilla

Cuando llega la hora de cambiar de sede, muchas empresas se ven enfrentadas a un proceso logístico que puede llegar a ser mucho más complejo de lo previsto. Para una empresa, cambiar de dirección implica una serie de factores que son muy diferentes a los procesos de mudanza de una vivienda. Conocer la forma más eficiente de preparar una mudanza de oficinas y locales es crucial para que este proceso sea lo más sencillo posible dentro de la complejidad que supone.

El cambio de dirección física de una empresa conlleva un proceso de notificación a clientes, proveedores y asociados, así como a entes públicos locales o nacionales. Asimismo, se deben hacer una serie de procesos de planificación que involucran a todos los miembros de la empresa.

Por lo general, la mudanza de oficinas y locales trae consigo una serie de acciones de planificación, logística y de seguridad empresarial. La protección de los principales documentos, mercancías y equipos de la empresa requiere de un proceso de organización especial. Las empresas de gran tamaño contratan a empresas externas especializadas en la planificación y fiscalización del proceso de mudanza, sin embargo, el coste de estos servicios se escapa de los presupuestos de la mayoría de las empresas pequeñas y medianas.

La planificación y ejecución de la mudanza requiere de una serie de acciones que son imprescindibles para que el proceso sea óptimo para la empresa. Las  mudanzas de locales en Sevilla, deben hacerse de la manera más rápida y planificada posible. La operatividad, posicionamiento y competencias de la empresa pueden verse afectados negativamente por mudanzas mal planificadas y ejecutadas de forma eficiente. Veamos cuáles deben ser los pasos previos a una mudanza de oficinas en Sevilla y otras grandes ciudades.


3 pasos para optimizar la mudanza de oficinas y locales

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Desde un punto de vista simplista, la mudanza de una oficina no implica más que recoger objetos en cajas, subirlos a un camión y descargar en otra dirección. Sin embargo, sabemos que en los casos de las empresas estos procesos no son tan simples o tan sencillos ya que muchas dependen al 100% de su ubicación física, las condiciones de sus locales o las prestaciones que ofrece su emplazamiento.

Debemos establecer 3 etapas fundamentales en el proceso de mudanza de una oficina o local:


Planificación y preparación de la mudanza

Por lo general, los procesos de mudanza de una empresa suelen ser movimientos que obedecen a una decisión directiva como consecuencia de un cambio operativo. El crecimiento empresarial, la necesidad de locales más grandes o nuevas direcciones que favorezcan el desarrollo de la empresa, suelen ser los más comunes.

En este sentido, los cambios de dirección permiten que se haga un proceso de preparación bien planificado y que afecte mínimamente a la operatividad. Algunas empresas tienen la suficiente holgura de tiempo para preparar el nuevo local con anticipación para que la mudanza pueda hacerse de forma rápida y confortable.

En muchos casos, la empresa no puede hacer la mudanza sin antes detener su operatividad. Esto ocurre generalmente en empresas manufactureras, de servicios al público o minoristas, en los que el local es la columna vertebral de la operatividad. En estos casos conviene planificar un proceso de mudanza gradual o que pueda ejecutarse en determinadas estaciones de baja operatividad. Contar con los servicios profesionales de empresas de mudanza agiliza el proceso para hacerlo lo más rápido, económico y eficiente posible.


Clasificación de los equipos, documentos y mercancías 

Establecer un sistema de categorías por sectores, funciones o importancia es solo una de las decenas de opciones para clasificar los bienes de la empresa. Es fundamental establecer una metodología que nos permita hacer un inventario, etiquetado y ubicación de cada equipo, producto y mobiliario de la empresa.

Los momentos de la mudanza son especialmente susceptibles para que los bienes y documentos importantes de la empresa puedan extraviarse o perderse. Es por ello que la eficacia del sistema de clasificación e identificación de los equipos, documentos y mercancías es fundamental para reducir este riesgo.


Manipulación y transporte

Los procesos de carga, transporte y descarga de los bienes de una empresa pueden conllevar daños irreversibles que se traducen en pérdidas económicas importantes. Algunos equipos se pueden descalibrar o perder utilidad debido a fallos en su manipulación y transporte. Esto representa retrasos innecesarios en la reanudación de actividades en la nueva dirección, sumado a elevados costes operativos. Por este motivo debemos poner especial atención en el embalaje de los objetos delicados además de contratar un servicio de transporte adecuado para reducir al máximo estos riesgos.

Contratar una empresa especializada en la mudanzas de oficinas en Sevilla es fundamental para realizar una manipulación y transporte seguro de nuestras posesiones. Las empresas especializadas cuentan con profesionales en la carga, transporte y descarga segura de los bienes delicados, costosos o voluminosos. Asimismo, nos pueden aportar asistencia y asesoramiento para un óptimo embalaje con excelentes materiales y técnicas actualizadas.